Gelişen teknolojiyle birlikte internet ve bilgisayarlar hayatımızın her alanına girdi. Bireysel kullanımlardan tutun da, ticari kullanımlara ve devletin birçok yasal düzenlemelerine varıncaya teknoloji vazgeçilmezimiz oldu.

Devlet, teknoloji alanında birçok yasal düzenleme yaptı. Sistemin temelini oluşturan “e-Devlet” uygulamasıyla birlikte e-tebligat, e-fatura ve son olarak da e-arşiv hayatımıza girdi.

Her ne kadar adından bir arşiv uygulaması gibi anlaşılsa da aslında “e-arşiv”, vergi kanunlarına göre kağıt ortamında düzenlemek, muhafaza edilmek ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesine ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkan veren bir uygulamadır.

E-arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olmaları gerekir.  E- arşiv mükellefleri düzenleyecekleri faturalarda 3 farklı uygulamaya dikkat etmek zorundadırlar,

1. E-fatura mükelleflerine düzenlenen faturaları; e-fatura olarak düzenlemek, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
2. E-fatura mükellefi olmayanlara düzenlenen faturaları; e-arşiv uygulaması kapsamında oluşturmak, kağıt ortamında göndermek ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmek ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.
3. Vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen faturaları; e-arşiv uygulaması kapsamında oluşturmak, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmek veya kağıt ortamında göndermek ve aynı zamanda ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmek zorundadırlar.

E-arşiv uygulamasından yararlanmak isteyen mükellefler öncelikle e-fatura sistemine kayıt olmaları gerekiyor. Daha sonra kendi sistemleri (gerekli izinler alınmak kaydıyla) ya da özel izin almış entegratör bilgi sistemleri üzerinden e- arşiv sistemini kullanmaya başlayabilirler.

E-arşiv uygulamasıyla düzenlenen faturaların tesliminde bazı hususlara dikkat edilmesi gerekiyor;

E-arşiv kapsamında elektronik ortamda düzenlenen fatura, e-fatura kapsamında olmayan mükelleflere kağıt ortamında teslim edilir. Malın teslimi sırasında verilen e-arşiv fatura, üzerinde “irsaliye yerine geçer” ibaresi yazmak kaydıyla, aynı zamanda irsaliye yerine de geçer.

Vergi mükellefi olmayanlara düzenlenen e-arşiv faturalarında ise alıcının isteğine göre kağıt ya da elektronik ortamda teslim edilebilir. Ancak, e- arşiv faturası malın ya da hizmetin ifası sırasında elektronik ortamda iletiliyorsa, ayrıca müşteriye kağıt ortamında imzalı fatura çıktısının verilmesi zorunludur.

E- arşiv zorunluluğu, internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler için 1/1/2016 tarihinden itibaren başlamıştır.

İnternet üzerinden yaptıkları satışlarda münhasıran bilet, sigorta poliçesi vb. belgeleri düzenleyenler zorunluluk kapsamı dışındadır.